اجرای ایزو 9001 (بخش یک)

پنج گام تا گواهینامه ایزو 9001

این مقاله یک راهنمای عملی درباره ایزو 9001 برای تجارت های خرد و شرکت های متوسط است. رویکرد ما تجارت محور و اطمینان بخش است؛ در اینجا به نحوه انجام سریع و موثر اقدامات می پردازیم.

گام اول (آماده سازی)

گام اول درباره آمادگی لازم برای اجرای ایزو 9001 در شرکت شما است. مرحله سختی نیست اما مهم است و نباید فراموش شود.

داشتن درکی درست از ایزو 9001

ایزو 9001 استاندارد جهانی برای سیستم های مدیریت کیفی است. به این ترتیب ایزو 9001 بر طیف وسیعی از فعالیت های گوناگون تجاری (نه فقط کنترل کیفی) تمرکز دارد. اجرای ایزو 9001 در حقیقت بر تمام فرآیند های تجاری شما اثر می گذارد.

منابع اطلاعاتی زیر درک لازم را از ایزو 9001 به شما می دهند:

• وب سایت سازمان ایزو و انجمن 9001 اطلاعات فراوانی درباره ایزو 9001 و نحوه پیاده سازی آن دارند.
• شما همچنین می توانید در مباحث و جلسات آشنایی با ایزو 9001 به صورت آنلاین شرکت کنید.
• و در صورتی که هنوز نسخه ای از این استاندارد را در اختیار ندارید آن را تهیه و مطالعه کنید.

نماینده مدیریت در امر ایزو 9001

اول «نماینده مدیریت در امر ایزو 9001» را معین کنید. معمولا مدیرکیفی یا یک مدیر ارشد در شرکت را برای این پست انتخاب می کنند. باید کسی باشد که که اختیارات کافی برای تغییر فرآیندهای اجرایی و نحوه عملکرد سازمان شما را داشته باشد. این شیوه تضمین کننده انعطاف پذیری و سادگیست.

آموزش

پس از آن نماینده مدیر باید آموزش هایی را ببیند.

جلب حمایت

جلب حمایت کامل از طرف مدیریت و کارمندان برای موفقیت سیستم مدیریت کیفی ایزو 9001 ضروری است. هرچه زودتر این حمایت جلب شود بهتر است.

اول باید مطمئن شوید که عوامل اجرائی شرکت از ایزو 9001 حمایت می کنند. شما باید مزایا، الزامات و هزینه های آن را برایشان توضیح دهید. بعد از آن باید تمام کارمندان را مطلع کنید. کارمندان نباید راجع به ایزو 9001 احساس نا امنی کنند.

گام دوم (مستند سازی)

نگارش دستورالعمل ایزو 9001، سیاست کیفی و سایر راهکارها معمولا دشوارترین گام در پیاده سازی ایزو 9001 است. زیرا این مستندات باید الزاماتی را که فهم آنها دشوار را رعایت نمایند. به علاوه نگارش این مستندات بدون کمک در ابتدای پیاده سازی ایزو 9001 مانعی بزرگ برای شروع است.

چه مستنداتی برای ایزو 9001 لازم است؟

1. نظام نامه کیفی
2. راهکارهای شش گانه کیفیت
3. سیاست کیفی
4. اهداف کیفی
5. فالوچارت تحلیلی
6. دستورالعمل های کاری
7. فرم ها

به خاطر داشته باشید که الزامات ایزو 9001 درباره دستورالعمل ها و فرمها صریح نیستند.

دستورالعمل های کاری راهکارهای قدم به قدمی هستند که نحوه اجرای یک فرآیند خاص کاری را تشریح می کنند. ایزو 9001 الزامات دقیقی برای دستورالعمل های کاری ندارد؛ با این وجود، عبارت 7.5.1 می خواهد که برای افزایش ارزش شرکت دستورالعمل های کاری داشته باشید.

در ایزو 9001 تاکید زیادی بر فرم ها نمی شود، هم دستور العمل های کاری و هم مدارک را می توان جزو فرمها در نظر گرفت. به همین دلیل چک لیست ها و فرم هایی که خوب طراحی شده اند در وقت و انرژی صرفه جویی می کنند و بنابراین باید بخشی از سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 باشند.

مستند سازی ایزو 9001 مختص شرکت

مستندسازی ایزو 9001 مجموعه ای از مستندات کلی نیست که به راحتی بتوان بین شرکت ها رد و بدل کرد. تمام مستندات ایزو 9001 باید:

• مختص شرکت شما باشند
• مناسب شرکت شما باشند

مستندسازی ایزو 9001 شما همه چیز را از سیاست کلی گرفته تا جزئیات دستورالعمل کاری شامل می شود، به ویژه خصوصیات شرکت شما و فرآیند های اجرایی آن. بسیار مهم تر اینکه، به محض برقراری الزامات در مستندسازی 9001، شرکت شما ملزم به پیروی از آنهاست. بنابراین نظام نامه کیفی، راهکارها و سایر مستندات ایزو 9001 شما نباید دارای الزامات بروکراتیک یا الزاماتی که برای شرایط شرکت شما مناسب نیست باشد، و الزاماتی که مانع عملکرد و تولید تجارت شما می شوند.

شخصی سازی الگو ها

راز پیاده سازی موفق و آسان ایزو 9001 در شرک ت های کوچک و متوسط استفاده از الگو های پیش نویس شده و قابل شخصی سازی است. این الگوهای محصر به فرد نتنها به شما در برقراری یک سیستم مدیریت کیفی موفق کمک می کنند، بلکه کار نگارش مستندات ایزو 9001 را تا حدودی آسان می سازند.

هنگامی که کار شخصی سازی شما به اتمام رسید مستندات جدید ایزو 9001 خود را به تائید ریاست شرکت برسانید.