کنترل سوابق ایزو

- هدف
هدف از تدوين اين روش اجرايي، مشخص کردن نحوه بايگاني و شناسائي سوابق توليد شده در شركت مي¬باشد ایزو اين سوابق معرف شواهدي مبني بر اجراي سيستم کيفيت مي‌باشند و همچنين قابليت رديابي فرآيند و تکرار عمليات را در صورت نياز،‌ ممکن مي‌سازند ایزو

2- دامنه كاربرد
اين روش اجرايي براي همه سوابق كاربرد دارد ایزو

3- مسووليت‌ها
ماتريس زير مسووليت ها را در ارتباط با کليه سوابق شركت را مشخص مي نماید ایزو
فعاليت H ایزوC ایزو T ایزوM ایزو Q ایزوM ایزو E ایزوP ایزو
مسووليت هاي مرتبط با نگهداري و بايگاني کيفي I E
مسووليت هاي مرتبط با نگهداري و بايگاني سوابق فني E C
مسووليت هاي مرتبط با سوابق الکترونيکي کيفي E
مسووليت هاي مرتبط با سوابق الکترونيکي فني E C
H ایزوL ایزو : Head Of CO D ایزو : Decide
T ایزوM ایزو : Technical Manager E ایزو : Execution
Q ایزوM ایزو : Quality Manager C ایزو : Cooperation
E ایزوP ایزو : Employee I ایزو : Information Recipient

4- شرح عمليات
سوابق موجود در شركت را مي توان به دو دسته کلي تقسيم کرد:
سوابق کيفي
سوابق فني
ممکن است اين سوابق به¬صورت¬هاي گوناگون، مانند فايل¬هاي الکترونيکي يا کاغذي (Hard Copy) نگهداري شوند ایزو

4-1- سوابق کيفي
سوابق کيفي،‌ سوابقي مي¬باشند که مرتبط با سيستم مديريت کيفيت شركت هستند و براي اثبات استقرار و استمرار سيستم مديريت کيفيت در شركت¬ ضروري¬اند ایزو
سوابق کيفيت شامل موارد زيرند:
- برنامه مميزي
- گزارش مميزي
- بازنگري مديريت
- نتايج مميزي¬هاي خارجي
- سوابق اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه انجام شده
- سوابق برنامه¬هاي آموزشي و گواهينامه هاي مرتبط صادر شده

4-2- سوابق فني
داده¬ها و اطلاعاتي که از انجام بازرسي ها بدست مي¬آيند هستند و مشخص کننده رسيدن به اهداف تعيين شده مي‌باشند ایزو سوابق فني عبارتند از:
- سوابق درخواست بازرسي
- مستندات مربوط به کاليبراسيون تجهيزات
- گزارش¬هاي بازرسي
- ساير فرم¬ها و يادداشت¬هاي کاري احتمالي مرتبط با سفارش مشتري

سوابق کیفی از نقطه نظر قابلیت دسترسی در شرکت به دو دسته تقسیم می گردد:
الف) سوابق کیفی عادی : اینگونه سوابق ، سوابقی می باشد که جهت دسترسی به آنها ، واحد متقاضی در صورت نیاز با مراجعه به مدیر مسئول واحد نگهداری کننده سابقه کیفی می تواند یک نسخه از آن را بصورت کپی دریافت نماید ایزو
ب) سوابق کیفی محرمانه : سوابق کیفی محرمانه مشتری در دفتر مرکزی نگهداری می شود و مدیر بازرسی فنی و مدیرعامل مسئول نگهداری صحیح این مدارک می باشند ایزو این مدارک را نمی توان به خارج از شرکت انتقال داد و برای استفاده داخلی شرکت بایستی واحد متقاضی ابتدا مجوز مرجع ذیصلاح در سازمـــــان ( مدیر بازرسی فنی / مدیر عامل ) را اخذ و با مراجعه به واحد نگهداری کننده سابقه کیفی می تواند در صورت نیاز یک نسخ از آن را بصورت کپی دریافت نماید، محل نگهداری اینگونه سوابق تعریف شده و بدور از دسترسی افراد غیر مجاز می باشد ایزو
جهت تعیین نوع دسترسی سوابق کیفی (عادی- محرمانه) مدیر تضمین کیفیت با هماهنگی مدیر مربوطه ، اقدام مقتضی را مبذول و مشخصات را در ماتریس کیفی با افزودن کلمه محرمانه مشخص می کنند ایزو

4-3- شناسايي سوابق
سوابق کيفي از طريق کد مستند، شناسايي مي¬شوند ایزو
همه سوابق فني از طريق شماره سريال مرتبط با درخواست،‌ شناسايي مي شوند ایزو جزييات بيشتر در اين ارتباط در روش اجرايي دريافت، جابجايي و انبارش نمونه¬هاي بازرسي درج شده است ایزو
روش شماره گذاري زونكن ها به شرح ذيل تدوين گرديده :
نشانگر نام واحد شامل:
(MA) مديريت
(PU) عمومي
((AC تضمين كيفيت
((TI بازرسي فني
(HR )اداری و مالی
XX – X/X/X
4-4- بايگاني سوابق
تمامي سوابق شركت در محل¬هاي مناسب و در يک دوره زماني از پيش مشخص شده نگهداري میشوند ایزو مدت زمان نگهداري و محل نگهداري سوابق در جدول ذیل مشخص شده است با مراجعه به اين جدول سوابق مرتبط به راحتي قابل دستيابي مي‌باشند ایزو
مدت نگهداري كليه سوابق طبق جدول زیر مبی باشد ایزو
نوع
مدت نگهداري كد زونكن نگهداري
محل نگهداري
عنوان سوابق

4-5- اصلاح سوابق
زماني که اشتباهي در وارد کردن داده ها رخ دهد، تصحيح بايد توسط فرد توليد کننده سابقه انجام پذيرد و سوابق اصلاح شده مانند بند 4-4 همين روش نگهداري گردد ایزو

4-6- سوابق و داده هاي الکترونيکي
جهت جلوگيري از دسترسي غير مجاز و تغيير يا از بين رفتن داده¬ها و همچنين توليد نسخه‌هاي پشتيبان براي سوابقي که به-صورت الکترونيکي نگهداري مي¬شوند بر اساس روش اجرايي کنترل داده¬هاي الکترونيکي عمل مي‌شود ایزو

5- مراجع و مستندات مرتبط:
روش اجرايي دريافت، جابجايي و انبارش نمونه¬هاي بازرسي

واژه های مرتبط: ایزو، گواهینامه ایزو ، استاندارد ایزو ، شرکت گواهی دهنده ایزو ، مشاوره ایزو ، مشاور ایزو، اخذ ایزو،ایزو 9001 ، الزامات ایزو