دستورالعمل نظام مشاركت ایزو

مقدمه :
و شاورهم في الامر فاذا عزمت فتوكل علي الله
( اي رسول ) در امور ( اداره جامعه ) با مردم مشورت كن ، پس چون تصميم گرفتي به خداوند توكل كن)
امروزه يكي از معضلات سازمانها ، عدم توانايي آنها در استفاده بهينه از توان بلقوه كاركنان بويژه در سطوح كارشناسي و تخصصي بوده كه خود باعث كاهش بهره وري و عدم توان رقابت در عرصه ملي و بين المللي گرديده است .
شركت هاي مختلف از روشهاي گوناگون براي حل مشكل نيروي انساني بهره مي گيرند كه يكي از متداولترين آنها سبك و نظام مديريت مشاركتي است . كانون توجهات مديريت مشاركتي سرشت انسان و هنر شكوفا سازي توان نامحدود اوست و از اين جهت است كه مديريت مشاركتي را انقلاب سوم در عرصه مديريت نام نهاده اند .
نظام پيشنهادات يكي از تكنيكهاي نوين مديريت مشاركتي است كه با اجراي آن كاركنان از توانايي ها و استعدادهاي خود در شناسايي و حل مشكلات كاري بهره برده و با ايجاد زمينه مناسب ، تفكر و ذهنيت كاركنان را از امور روزمره و يكنواخت خارج ساخته و به مواردي والاتر معطوف مي نمايد كه با طبيعت جستجوگر و خلاق انسان نيز سازگار است . اين نظام بعنوان اصلي ترين پايه نظام كايزن ( بهبود مستمر ) در ژاپن شناخته شده است .
اين نظام اولاً صاحبان انديشه هاي سازنده را بطور يكسان و بدون توجه به موقعيت سازماني آنها پذيرا مي باشد و ثانياً اختيارات و قدرت تصميم گيري و مسئوليت مديريت را تضعيف و يا مخدوش نكرده و موجبات لازم براي تشويق مادي و معنوي كاركنان را در قبال عرضه انديشه هاي سازنده فراهم مي نمايد تا از خلاقيت نهفته در تفكر انسانها در جهت ساختن دنياي بهتر ، استفاده مطلوب بعمل آيد.

1- اهداف :
1-1- جلب مشاركت هرچه بيشتر كاركنان در جهت دستيابي به اهداف تعيين شده سازماني.
2-1- نهادينه سازي فرهنگ مشاركت گروهي و فردي و تقويت روحيه همكاري
3-1- بهبود زمينه هاي خلاقيت و نوآوري در كاركنان از طريق محركهاي انگيزشي مادي و معنوي

2- محدوده كاربرد :
كليه كاركنان شركت در ستاد و شعب

3. مسئوليتها :
مسئوليت تدوين و بازنگري دستورالعمل فوق و سياست گذاري و تعيين خط مشي مشاركتي شركت با كميته راهبري مي باشد.
مسئوليت بستر سازي براي شكوفايي و رشد خلاقيت و انگيزه در كاركنان با استفاده از دوره هاي آموزشي و كار تيمي با مدير منابع انساني مي باشد.
مسئوليت اجراي اين دستورالعمل بر عهده دبير نظام پيشنهادات و كليه واحدهاي ذيربط مي باشد .
مسئوليت حسن نظارت بر اجراي اين دستورالعمل بر عهده مدير منابع انساني مي باشد

4- مدارك ذيربط :
روش اجرائي نظام پيشنهادات بشماره P4- 7
فرآيند لاك پشتي بهبود مستمر بشماره : Pr-03
فرآيند مديريت كلان بشماره: Pr-01

5 – مدارك پيوست:
فرم ارائه پيشنهادات 7-P4-W1-F1
ليست پيشنهادات ارائه شده 7-P4-W1-F2
فرم كارشناسي پيشنهاد 7-P4-W1-F3
جدول ارزيابي و تعيين پاداش پيشنهاد 7-P4-W1-F4

6- شرح عمليات
1-6- تصويب پيشنهاد :
1-1-6- دريافت فرم ارائه پيشنهاد از دبيرخانه نظام پيشنهادات توسط پيشنهاد دهنده
2-1-6- تكميل فرم و تحويل به دبيرخانه پيشنهادات
3-1-6- درج اطلاعات پيشنهاد در فرم ثبت و پيگيري پيشنهادات و طرح و بررسي پيشنهاد در كميته نظام پيشنهادات و در صورت نياز ارجاع آن جهت انجام كارشناسي به كارشناس مربوطه كه نتيجه بررسي سه حالت ذيل خواهد بود:
- تصويب پيشنهاد
- عدم تصويب پيشنهاد
- نياز به بررسي فني و تخصصي بيشتر
در اينصورت پيشنهاد به واحد مربوطه يا كميته اجرائي كه اعضاء آن توسط كميته نظام پيشنهادات انتخاب شده و بر حسب نوع پيشنهادات متغير ميباشند ، ارسال خواهد شد.

4-1-6- پيشنهاد تصويب شده توسط اعضاء كميته نظام پيشنهادات ، ارزيابي و بر اساس معيارهاي تعريف شده در فرم مربوطه تعيين پاداش خواهد شد .
5-1-6- كميته پيشنهادات گزارشي از پيشنهادات تصويب شده ، پاداش پيشنهادي ، مدت زمان اجراي پيشنهاد ، هزينه هاي تقريبي اجرا ، واحدهاي اجرايي، اثرات اجرا و ... را تهيه و براي مديريت عامل ارسال مي نمايد .
6-1-6- در صورت تصويب ، صدور دستور اجراي پيشنهاد توسط مديرعامل
7-1-6- پرداخت پاداشهاي پيشنهادي كميته نظام پيشنهادات و هزينه هاي اجراي پيشنهادات با تصويب مديريت عامل يا نماينده وي امكان پذير است .
8-1-6- ابلاغ دستور مديرعامل به واحدهاي اجرايي و يا واحدهاي همكار از طريق مدير منابع انساني توسط دبيرخانه پيشنهادات
9-1-6- اعلام به پيشنهاد دهنده و ثبت در آمار پيشنهادات تصويب شده
10-1-6- تهيه گزارشهاي تحليلي و مقايسه اي از روند پيشرفت نظام پيشنهادات هر شش ماه يكبار توسط كميته نظام پيشنهادات و ارسال به مديريت عامل .
11-1-6- برگذاري جشن هاي ساليانه و اهداء جوايز ويژه.

2-6- پيشنهادات غير قابل قبول
1-2-6- پيشنهادهاي تكراري كه قبلاً ارائه شده است.
2-2-6- پيشنهاداتي كه قبلاً در دستور كار شركت قرار گرفته است.
3-2-6- پيشنهادهايي كه دقيقاً وظيفه فرد محسوب شده و براي همان پيشنهادها و يا اجراي همان امور به خدمت شركت درآمده است . ( مگر اينكه اين وظيفه به حالت تعطيل درآمده باشد )
4-2-6- پيشنهادهايي كه صرفاً جنبه انتقاد داشته و راه حل ارائه نگرديده است . مگر اينكه موضوع مهم و اساسي بوده و يا راه حل ارائه نگرديده است . ( مگر اينكه موضوع مهم و اساسي بوده و يا راه حل روشن و بديهي باشد ) .
5-2-6- پيشنهادهايي كه مربوط به خارج از حوزه شركت باشد.

3-6- وظايف دبير كميته نظام پيشنهادات :
1-3-6- دريافت پيشنهادات و بررسي اوليه آنها، برنامه ريزي تشكيل كميته و ارجاع پيشنهادها به كميته
2-3-6- ارجاع پيشنهادهاي تخصصي به واحد و يا كارشناس مربوطه و پيگيري آن در جهت اخذ نظر كارشناسي مربوطه و طرح نتايج در كميته.
3-3-6- تهيه صورتجلسات كميته و ارائه گزارش نتايج حاصله به مديريت منابع انساني
4-3-6- تلاش جهت هماهنگي و فعال نگه داشتن سيستم و بهبود آن.
5-3-6- ثبت ، بايگاني و تحليل آمار و اطلاعات مربوط به پيشنهاد .

4-6- تركيب اعضاء :
كميته راهبري (جلسات شش ماهه)
- مدير عامل
- مدير امور اداري و منابع انساني
- دبير كميته نظام پيشنهادات به انتخاب مدير منابع انساني
- مدير بازرسي فني
- مدير بازرگاني
- مدير مالي
- مدير تضمين كيفيت - رئيس انفورماتيك - رئيس امور شعب

كميته نظام پيشنهادات : (جلسات ماهيانه)
- مدير امور اداري و منابع انساني
- دبير كميته نظام پيشنهادات
- نماينده تضمين كيفيت
- نماينده بازرسي فني
- نماينده بازرگاني
- نماينده مالي
- نماينده انفورماتيك

وظايف كميته راهبري :
1- سياست گذاري و تعيين خط مشي و پيگيري اجراي روشهاي تبليغاتي مناسب براي جلب همكاري در امر نظام مشاركت .
2- سياستگذاري ، تعيين خط مشي ، تصويب و اصلاح روشهاي انجام كارها
3- سياستگذاري براي بستر سازي ، شكوفايي و رشد خلاقيت در كاركنان با استفاده از دوره هاي آموزشي .
4- سياستگذاري نسبت به ايجاد آمادگي لازم براي پيشنهادگيري از مشتريان و پيمانكاران بازرسي .
5- سياستگذاري نسبت به تشكيل گروههاي نظام مشاركت .

وظابف كميته نظام پيشنهادات:
6- رسيدگي (درخواست اصلاح ، تصويب ، ارجاع كارشناسي ، رد ) نسبت به طرحهاي پيشنهادي كه توسط دبير نظام مشاركت ارسال گرديده و يا قبلا در جلسه كميته هاي تخصصي مورد بررسي قرار گرفته است .
7- كميته نظام مشاركت موظف است قبل از رد پيشنهاد با راهنمايي ها ، ارشادات و عودت پيشنهاد جهت رفع نواقص به پيشنهاد دهنده ، حتي المقدور كمك به اجرائي شدن پيشنهاد نمايد و در صورت عدم امكان اجرا شدن آن ، مرتب را طي جلسه اي براي پيشنهاد دهنده توجيه نمايد .
8- كارشناسي و يا ارجاع طرحهاي پيشنهادي به افراد يا گروههاي كارشناسي از طريق دبيرخانه نظام مشاركت .
9- بررسي پيشنهادهاي جديد و اساسي كه توسط دبير نظام مشاركت از سطح شركت و يا ساير سازمانها دريافت مي شود .
10- ارزيابي و برآورد ميزان صرفه جويي اقتصادي و يا ساير منافع اجرايي و تعيين هزينه هاي اجرايي پيشنهاد .
11- پيشنهاد به مدير منابع انساني و مديريت جهت صدور دستور اجراي طرحهاي پذيرفته شده به واحد هاي ذيربط.
12- پيشنهاد به مديرمنابع انساني جهت صدور دستور پرداخت پاداشها .
13- تعيين پاداش پيشنهاددهندگان ، حق الزحمه كارشناسي و پاداش همكاران اجرايي .
14- كميته براي هر پيشنهاد پذيرفته شده در مرحله اول بين 50 تا 100 هزار ريال پاداش اوليه در نظر ميگيرد.
15- كميته براي هر كارشناسي بين 50 تا 100 هزار ريال حق الزحمه كارشناسي در نظر ميگيرد.

5-6- كارشناسي پيشنهادها :
كليه پيشنهادها از نظر قابل اجرا بودن و اقتصادي بودن اجراي آنها توسط واحد مربوطه / كارشناس مربوطه مورد ارزيابي كارشناسي قرار خواهد گرفت .

وظايف كارشناسان ارزيابي كننده پيشنهادها :
كارشناسان ارزياب موظفند پيشنهادهاي ارائه شده توسط كاركنان را كه توسط دبير نظام پيشنهادات به آنان ارجاع مي گردد ، مطابق ضوابط اين آئين نامه و مصوبات كميته نظام پيشنهادها و با در نظر گرفتن نكات زير ارزيابي و گزارش نمايند
1- آيا پيشنهاد قابل اجرا است و با امكانات و اهداف شركت مطابقت دارد ؟
2- آيا براي اجراي پيشنهاد لازم است سرمايه گذاري شود ؟ ( تغييرات و وسايل مورد نياز )
3- پيشنهاد چه تغييراتي در وضعيت موجود از نظر كيفيت يا كميت خدمات بوجود مي آورد ؟ (مزاياي روش پيشنهادي )
4- تجزيه و تحليل فني و اجرايي .
5- مقايسه روش فعلي و روش پيشنهادي .
6- تائيد و يا رد ادعاي پيشنهاد كننده در مورد مزاياي حاصل از اجراي پيشنهاد با ارائه محاسبات لازم .
7- تهيه گزارش ارزيابي ، نتيجه گيري لازم و اعاده كليه مدارك به دبير خانه نظام پيشنهادها براي اتخاذ تصميم
تبصره 1 : بررسي و تهيه اطلاعات فني و اجرايي لازم از قبيل بازديد محل ، تهيه گزارش ، نمودار ، فرم و ساير مدارك .
8- كسب نظريات روساي و كاركنان امور و قسمتهاي ذيربط.
تبصره 2 : كارشناسان بايد در اظهار نظر كارشناسي حتي المقدور از مقادير كمي و مشخص و دقيق استفاده نمايند و با پرهيز از كلي گويي و خلاصه گويي اظهار نظر نمايند .
تبصره 3 : در صورتي كه نظرات كارشناسي منطبق با موارد فوق نباشد كميته نظام پيشنهادات اظهار نظر كارشناسي را جهت تكميل به همان كارشناس و يا كارشناس ديگري عودت خواهد داد .
تبصره 4 : كارشناس به فردي اطلاق مي شود كه توان تجزيه و تحليل و اظهار نظر در مورد پيشنهاد مربوطه را با توجه به وظايف كارشناسان داشته باشد و لزوما نيازي به داشتن مدرك تحصيلي دانشگاهي مربوطه ندارد
تبصره 5 : با توجه به دقت ، زمان و درجه علمي بودن كارشناس كميته نظام پيشنهادات پاداش كارشناسي را تعيين مي نمايد.

6-6- ارزيابي پيشنهادهاي تصويب شده :
ارزيابي پيشنهادهاي تصويب شده توسط اعضاء كميته اجرائي نظام پيشنهادات و بر اساس معيارهاي ذيل انجام مي پذيرد
• كامل بودن پيشنهاد : ميزان اطلاعات ،توضيحات ، مستندات ، مدارك و محاسبات قابل استناد و راهكارهاي عملي كه توسط پيشنهاد دهنده تهيه و ارائه مي شود.
• بهبود كيفيت : بهبود كيفيت خدمات ارائه شده به مشتريان و ارتقاء رضايت مندي آنها
• بهبود شرايط محيطي : از جمله شرايط فيزيكي محيط كار ، استفاده بهينه از فضا ، زيبا سازي محيط كار ، ايجاد نظر و انضباط كاري و ارتقاء مولفه هاي نظام S5
• ارتباط با اهداف شركت : همسويي پيشنهادهاي ارائه شده با ماموريت ها و برنامه هاي استراتژيك شركت
• خلاقيت و نوآوري : تبديل ايده از منابع علمي و يا از سازمانهاي مشابه به پيشنهاد اجرايي در شركت
• افزايش انگيزش كاركنان : افزايش رضايتمندي از خدمات رفاهي و مكانيزم جبران خدمات كاركنان، ارتقاء روحيه كاري ، امنيت شغلي ، ارتقاء سازماني غني سازي شغل و چرخش شغلي ، افزايش مشاركت كاركنان و...
• افزايش بهره وري :
افزايش سرعت در انجام امور ، حذف روشهاي كاري زائد ، ارائه سيستم هاي مكانيزه ، صرفه جويي ريالي و زماني ، كاهش بوروكراسي اداري ، بهبود روشهاي انجام كار ، كاهش هزينه ها ، افزايش سودآوري و...

جدول شماره 1 : دامنه ارزش گذاري هر معيار

دامنه ارزيابي
شرح معيار ضعيف متوسط خوب بسيار خوب عالي
كامل بودن پيشنهاد 1-0 4-2 10-5 13-11 15-14
بهبود كيفيت 2-0 6-3 13-7 17-14 20-18
بهبود شرايط محيط كار 1-0 4-2 10-5 13-11 15-14
ارتباط با اهداف شركت 2-0 6-3 13-7 17-14 20-18
خلاقيت و نوآوري 3-0 8-4 16-9 21-17 25-22
افزايش انگيزش 2-0 6-3 13-7 17-14 20-18
افزايش بهره وري 3-0 8-4 16-9 21-17 25-22

رديف دامنه امتيازات ارزش ريالي هر امتياز ارزش ريالي
امتياز هر دامنه جمع ارزش ريالي
امتيازات ( حداكثر)
1 14-0 به ازاء هر امتياز 5000 ريال 70000
2 29-15 به ازاء هر امتياز اضافي نسبت به مراحل قبل : 6000 90000 160000
3 49-30 به ازاء هر امتياز اضافي نسبت به مراحل قبل : 7500 150000 310000
4 74-50 به ازاء هر امتياز اضافي نسبت به مراحل قبل : 9500 237500 547500
5 109-75 به ازاء هر امتياز اضافي نسبت به مراحل قبل : 12000 420000 967500
6 110 به بالا به ازاء هر امتياز اضافي نسبت به مراحل قبل : 15000 450000 141750

تبصره 1 : علاوه بر پاداشي كه بر اساس جدول فوق پرداخت مي گردد اگر نتيجه اجراي پيشنهاد منجر به كاهش هزينه يا افزايش سود آوري مشخص شود ( نتايج كمي ) ، به تشخيص مديريت عامل درصدي از مبالغ كاهش هزينه ها و يا افزايش سودآوري به پيشنهاد دهنده تعلق خواهد گرفت.
تبصره 2 : مبناي ارزش ريالي ( ارزي ) جدول فوق ، سالانه توسط كميته پيشنهادات مورد بازنگري قرار گرفته و به مديرعامل جهت تصويب پيشنهاد مي گردد.
تبصره 3 : براي پيشنهادات گروهي ، پاداش به نسبت تعداد افراد پيشنهاد دهنده بطور مساوي بين آنها تقسيم خواهد شد.

هر شش ماه يكبار جلسه كميته راهبري نظام مشاركت با حضور مدير عامل و اعضاء تشكيل ميگردد و نتايج و گزارشات عملكرد نظام مشاركت را مورد بررسي قرار ميدهد.

7-6- جوايز ويژه :
كميته براي تقدير بيشتر و ايجاد تحرك و خلاقيت لازم هر سال جوايز ويژه اي تعيين و به شرح زير در مراسم جشن مخصوصي كه به همين مناسبت تشكيل مي شود به حائزين شرايط ذيل اهداء مي نمايد .
1- پيشنهاد يا مجموع پيشنهادهاي فردي يا گروهي كه بيشترين بهره وري را ايجاد كرده باشد .
2- پيشنهاد يا مجموع پيشنهادهاي فردي يا گروهي كه بيشترين صرفه جويي ريالي را ايجاد كرده باشد .
3- پيشنهاددهنده يا گروهي كه بيشترين تعداد پيشنهادهاي مصوب را داشته باشد .
4- بهترين كارشناس فردي يا گروهي پيشنهادها .
5- بهترين همكاري فردي يا گروهي در اجراي پيشنهادها .
6- بهترين مدير كه بيشترين نفر پيشنهاد مصوب در سال از آن واحد اخذ شده باشد .
تبصره 1 : اين جوايز در يك ويترين كه در معرض ديد بيشتر كاركنان مي باشد قرار داده ميشود .
تبصره 2 : به هر نفر يا گروه بيش از دو جايزه ويژه در سال تعلق نمي گيرد .
تبصره 3 : ملاك ارزيابي موارد فوق براي دوره يكساله مي باشد .
تبصره 4 : نسبت به معرفي نفرات برتر جشنواره نظام پيشنهادها كه بعنوان نفرات ممتاز شناخته شده اند از طريق درج مصاحبه ، بيوگرافي ، عكس و مشخصات كامل آنان در تابلو اعلانات يا نشريه شركت و يا نشريات كشور اقدام ميگردد .

8-6- نحوه اجراي پيشنهادات مصوب :
1-8-6- پس از تصويب پيشنهاد در كميته نظام پيشنهادات ، دستور اجراي آن توسط مديرعامل صادر خواهد شد.
2-8-6- كميته نظام پيشنهادات مجريان و يا همكاران اجرايي را مشخص خواهد نمود.
3-8-6- دبير كميته نظام پيشنهادات مسئول ابلاغ پيشنهادهاي مصوب به واحدهاي اجرايي مربوطه خواهد بود.
4-8-6- واحدهاي اجرايي مسئول اجراي پيشنهادهاي مصوب و ارائه برنامه زمانبندي اجراي پيشنهادات به دبيرخانه كميته پيشنهادات خواهند بود.
5-8-6- اگر اجراي برخي پيشنهادها با مشكل روبرو شود و لازم باشد تغييراتي در آنها داده شود ، در اولين جلسه كميته پيشنهادات ، مشكلات بررسي و تصميم گيري خواهد شد.
6-8-6- مي بايست مراتب تصويب يا عدم تصويب پيشنهادها ( با ذكر دليل) به اطلاع پيشنهاد دهنده برسد.

 واژه های مرتبط: ایزو، گواهینامه ایزو ، استاندارد ایزو ، شرکت گواهی دهنده ایزو ، مشاوره ایزو ، مشاور ایزو، اخذ ایزو،ایزو 9001 ، الزامات ایزو