مدل هاي ارتقاء بهره وري و تعالي سازمان

بهره وري استفاده بهينه از زمان، امكانات، سرمايه و ساير نهاده هاي موجود در راستاي تحقق اهداف سازمان مي باشد كه با نسبت خروجي به ورودي نشان داده مي شود.

بهره وري در سه سطح كلان ، ميانه و خرد مورد سنجش و تحليل قرار مي گيرد. هر يك از اين سه سطح به شرح زير طبقه بندي مي گردد :

- سطح كلان

- سطح بين المللي

- سطح منطقه اي

- سطح ملي

- سطح ميانه

- سطح بخش و زير بخش اقتصادي

- سطح خرد

- سطح بنگاه

- سطح واحد يا فرآيند

- سطح گروه

سطح محصول يا مشتري

- سطح خانواده

- سطح فرد

بهره وري يكي از معيار سنجش فعاليتها مي باشد. از آنجا كه فعاليتهاي انسان نمي تواند بدون هدف و مقصد باشد , لذا وقتي سخن از بهره وري به ميان مي آيد ارتباط آن با هدف انجام كار , از دو زاويه كاملا" جدا از هم قابل بررسي مي باشد .

از يك سو , نقش مفيد و موثر بودن فعاليت دستيابي به هدف ترسيمي مورد سوال است و از سوي ديگر بازده فعاليت مطرح مي شود . براين اساس مي توان بهره وري را به دو مولفه تقسيم بندي كرد:

مولفه نخست كارآيي و مولفه ديگر اثربخشي انجام فعاليت .

كارآيي : به توانايي بدست آوردن ستاده از داده كمتر اطلاق مي گردد.(خوب كار كردن )

اثربخشي : به تطبيق نتايج حاصل از انجام كار با هدفهاي مورد نظر اطلاق مي گردد. (كارخوب كردن )

بهره وري = اثربخشي + كارآيي

به عبارت ديگر بهره وري عبارت است از

درست انجام دادن كار درست

از طريق افزايش سرمايه گذاري هاي جديد انساني و فيزيكي و افزايش ظرفيت هاي جديد

از طريق استفاده بهتر از سرمايه گذاري هاي قبلي انساني و فيزيكي و ظرفيت هاي موجود

از طريق استفاده از سرمايه گذاري هاي قبلي و افزايش سرمايه گذاري هاي جديد

منظور از مديريت بهره وري ، اداره كردن مجموعه فعاليتهايي است كه به منظور ارتقاي بهره وري صورت  مي پذيرد. مديريت موثر بهره وري مستلزم لحاظ داشتن دو معيار عملكرد ، يعني اثر بخشي و كارآيي به طور همزمان مي باشد. زيرا تنها زماني مي توان سيستمي را بهره وري دانست كه در آن سيستم ، فعاليتهاي درست به صورت درستي انجام شوند. از اين رو است كه موفقيت مديريت بهره وري ، برقراري تعادل ميان مديريت عملياتي و مديريت استراتژيك است. چرا كه مديريت عملياتي مرتبط با كارآيي و مديريت استراتژيك مرتبط با اثر بخشي مي باشد.

اصول مديريت بهره وري به شرح ذيل مي باشد :

1-تلاشهاي افزايش بهره وري بايد همه جانبه و توسط تمام كاركنان انجام شود.

2-كوششهاي افزايش بهره وري بايد دائم و مستمر باشد.

3-برنامه هاي افزايش بهره وري بايد از حمايت كامل ، فعالانه ،مشهود و مشاركت مديران تمام سطوح به ويژه مديران رده بالا برخوردار باشد.

4-در برنامه هاي افزايش بهره وري بايد از جز جز دانش شغلي و خلاقيت هر چه بيشتر كاركنان ،بدون در نظر گرفتن سمت آنها بهره برداري گردد.

5-سازمان بايد بتواند شاخصهاي كمي سطوح بهره وري هر قسمت يا واحد را شناسايي كند.

6- مديران بايد قادر باشند اهداف محسوس بهره وري را براي كليه بخشهاي سازمان مشخص نموده و حمايت و تاييد افراد مافوق ،پذيرش و تعهد افراد زير دست و همكاري همكاران خود را جلب نمايد.

7- بايد نظامي ايجاد كرد كه بتواند به طور پيوسته و دقيق نتايج افزايش بهره وري را نسبت به هدفهاي تعيين شده منتشر كند و به طور منظم اين اطلاعات را به تمام مديران ذينفع برساند.

8- درجه موفقيت و تحقق هدفهاي بهره وري بايد داده اي مهم براي ارزيابي عملكرد مديريت باشد و نظام پاداش بايد به موفقيت ارتقاي بهره وري كمك كند.  

9-كاركنان خدمات فني كه هم در سنجش و افزايش بهره وري تخصص دارند و هم برنامه ها را هماهنگ مي كنند براي سازمان سودمند و لازمند.

10-مديريت بايد قادر باشد تا عواملي را كه منجر به بهره وري پايين در سازمان مي شود شناسايي و اصلاح كند.

اهميت حياتي بهره وري در پيشرفت اقتصادي , اجتماعي و فرهنگي , از قرنهاي پيش شناخته شده است . وليكن فعاليتهاي سازمان يافته و سيستماتيك ارتقاي بهره وري با استقرار نظام مديريت بهره وري آغاز گرديده است .

در واقع مديريت بهره وري يك فرآيند مستمر و مداومي است كه در آن چهار مرحله به ترتيب زير وجود دارد .

مرحله اول : مرحله اندازه گيري بهره وري

مرحله دوم : مرحله ارزيابي يا تحليل بهره وري

مرحله سوم : مرحله برنامه ريزي بهره وري

مرحله چهارم : مرحله بهبود بهره وري

اندازه گيري بهره وري به مفهوم اندازه گيري سطح , روند و نرخ رشد شاخصهاي بهره وري مي باشد.

 محاسبه شاخص هاي بهره وري راه را براي تعيين عوامل موثر بر رشد بهره وري , يافتن نقاط قوت و ضعف , زمينه هاي بهبود, پيش بيني وضعيت آينده با مشاهده روندها و تصميم گيري در زمينه ميزان استفاده از منابع در بخشهاي مختلف و سرانجام حصول به يك رشد اقتصادي مناسب را هموار ساخته و  ميزان نياز به منابع مالي و انساني , آموزش مديريت , آموزش كاركنان , لزوم ايجاد انگيزه بيشتر , افزايش فعاليتهاي بازاريابي يا تصميم گيري مربوط به تكنولوژي , دارايي هاي ثابت و خط مشي هاي ديگر مديريتي را مشخص مي نمايد .

 به عبارت ديگر محاسبه شاخصهاي مطلوبتر خود منجر به پيش بيني هاي بهتر و در نتيجه اتخاذ  خط مشي هاي مديريتي مطلوبتري مي گردد.

در اين مرحله با تحليل سطح , روند و نرخ رشد بهره وري , مقايسه آن با گذشته در زمانهاي مختلف و همچنين ساير بنگاههاي اقتصادي , تجزيه و تحليل اطلاعات حاصله , نقاط قوت و ضعف و فرصتهاي بهبود مشخص و روشن مي گردد.

مقايسه تطبيقي شاخصهاي بهره وري به صورت سير زماني و ساير بنگاههاي اقتصادي يكي از مفيدترين و عملي ترين ابزارهاي تحليلي در هدايت خط مشي هاي مديريتي در جهت انجام موثر اقدامات ارتقاي       بهره وري مي باشد . اين مقايسه باعث در اختيار قرار گرفتن حوزه و پوشش وسيعتري از اطلاعات ,دقت و اطمينان بيشتر و مقايسه و مطابقت بهتر ورودي ها و خروجي هاي مختلف شده و فرصت مناسبي را براي تحليل عوامل و حقايق موثر در متغيرها براي تصميم گيران فراهم مي نمايد.

در اين مرحله با اطلاع از نقاط قوت و ضعف , تهديدها و فرصتهاي بهبود در مرحله قبلي , اهداف و استانداردهاي كمي لازم در هر زمينه تعيين و براي ايجاد بهبود و افزايش بهره وري از طريق تحليل گزينه ها و راه حل هاي مختلف برنامه ريزي مي شود.

در اين مرحله اقدامات لازم جهت دستيابي به اهداف و برنامه ريزي هاي تعيين شده مورد اجرا گذارده مي شود تا نتايج لازم به دست آيد.

با انجام اين چهار مرحله , آموختن درس و كسب تجربه  از اين اقدامات و استفاده از بازخوردهاي بدست آمده , وضعيت بهره وري بايستي مجدداً اندازه گيري شده و چرخه فوق به صورت مستمر تكرا شود.

براي آموختن در مورد برتري سازماني جايزه هاي بين المللي يا ملي را بررسي مي كنيم مانند :

- جايزه دمينگ در ژاپن

- جايزه مالكوم بالدريج در امريكا

- جايزه ملي كانادا

عملكرد داوطلبان دريافت جايزه دمينگ در 6 زمينه بررسي مي شود:

- شاخص هاي مديريت

- شاخص هاي  كيفيت

- شاخص هاي كميت تحويل

- شاخص هاي ظرفيت فني و توسغه

- شاخص هاي توسغه منابع انساني و روحيه كاركنان

- شاخص هاي ايمني

شاخص هاي مديريت عبارتند از : فروش، سود عملياتي، ارزش خالص، نقطه سر به سر، سطح وام گيري، سرعت گردش موجودي انبار، كاهش هزينه، ارزش افزوده، نسبت فروش به كارمند و ستانده به ازاي هر كارمند.

شاخص هاي كيفيت عبارتند از : سهم از بازار، نرخ شكايات، نرخ بازده، نرخ خرابي، رضايت استفاده كننده، نسبت نقص در فرايند و ساير نسبت هاي مربوط به صنعت فعاليت داوطلب

شاخص هاي كميت و تحول عبارتند از : ستانده، تعداد موارد نقص عهد قراردادهاي تحويل، تعداد موارد نقص در كالاهاي تحويل داده شده، نسبت تطابق تحويل و زمان تحويل

شاخص هاي ظرفيت هاي فني و توسعه عبارتند از : افزايش خطوط توليد، سهم محصولات جديد در كل فروش، تعداد محصولات جديد، دوره توسعه آنها و نيز ارزيابي محصولات در بازار

شاخص هاي توسعه منابع انساني و روحيه كاركنان عبارتند از : تعداد پيشنهاد ها، مسائل حل شده توسط گروه هاي كيفيت و تعداد اختراعات ثبت شده

شاخص هاي ايمني عبارتند از : تعداد حوادث و نوع آنها در واحد زمان و شدت و سختي كار

جوايز ملي در كانادا براي برتري در كسب و كار به محور هاي مجزا تقسيم شده اند كه اين موارد را شامل مي شود :

برندگان اين جايزه در مشخصات زير با هم مشتركند :

سطح بالاي اهداف كيفيت

برقراري استانداردها و معيارها

كوتاهي زمان عكس العمل

سيستم بازخورد با مشتري

سمت گيري انتخاب سنجشهاي كمي برتر

سرمايه گذاري هاي عمده روي منابع انساني